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每天見面的word中有許多功能沒有用過也不會用,而會了之後卻又遺忘了。Word2003中的郵件合並功能相信很多人都沒使用過,下面,以製作學校錄取通知書為例,說明在Word2003中具體的製作步驟:
第一步:單擊「工具」·「信函與郵件」·「郵件合並」,任務窗格·「郵件合並」,見圖1。
第二步:在「選擇文檔類型選項區」中選定「信函」,然後單擊「下一步:正在啟動文檔」,顯示如右圖(圖2)。
第三步:在「選擇開始文檔」選項區(圖3),
選定「使用當前文檔」,然後單擊「下一步:選取收件人」,然後單擊「創建」。顯示類似圖5。
第四步:在圖5上單擊「自定義」,出現下面所示的「自定義地址列表」對話框,在上面修改、刪除、添加欄位名,然後單擊「確定」,顯示圖4。
第五步:在「新建地址列表」對話框,鍵入所需信息(記錄)後,單擊「關閉」,打開右圖(圖6)所示的「保存通訊錄」對話框。
第六步:在「保存通訊錄對話框」上,選定路徑及文件名後,單擊「保存」。
第七步:單擊「郵件合並收件人」對話框(圖7)上,「確定」,顯示右圖。
第八步:在圖8上,單擊「下一步:撰寫信函」。
第九步:在Word中撰寫好信函,如圖9所示。
第十步:將游標移至在需要插入處,單擊圖9上「撰寫信函」選項區中的「其他項目」。
第十一步:在「插入合並域」對話框(圖11)上,選定需要插入的域名後,單擊「插入」。 提示:每次只能插入一個域。
第十二步:單擊圖12上,「下一步:預覽信函」。
第十三步:在圖13上,單擊「收件人」區域的按鈕,可以逐個(在文檔中)預覽。如無問題,單擊「下一步:完成合並」。
第十四步:在「合並到新文檔」對話框(圖14)上,選定保存的范圍,如「全部」後,單擊「確定」。所需的錄取通知就全部製作完成(見下圖)。
提示:第四步至第七步的工作,是創建一個Access資料庫文件,其中,包含一張名為:「Office_Address_List」的表,表中保存用戶輸入的記錄。第十步和第十一步,是將該表中的欄位域插入文檔。生成(列印)郵件時,從該表中調用相應的數據。
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1、以Word2010版本為例,打開文檔後,點擊頁面左專上角的「文件」,在屬彈出框里點擊「新建」;
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