文書檔案整理工作經驗

❶ 如何做好檔案管理

檔案管理規定

一、檔案管理
（一）凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
（二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
（三）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
（一）歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
（二）文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。
（二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
（三）定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。

❷ 論述題如何做好檔案收集工作

一、規范公文處理，把好公文形成關
檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然後交由辦公室負責印發。我部就屬於後者，由於各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：
1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等
2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。
3、公文主題詞標注不準確，不利於檢索查找。
4、數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
公文形成後，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日後的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：
1、對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。
2、要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將「檔案」裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。
3、要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：
1、檔案整理工作必須從平時做起。對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，後進行傳閱，閱辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應注重細節。對於本單位自生文件，領導簽發後，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，並統一裝訂成冊，初步完成「件」，由零散「頁」到集中歸整為「件」，到正式整理時裝盒為「卷」。初步做好檔案入庫前的各項准備工作。
四、善於交流，接受新信息，達到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。
總之，檔案管理工作具有很強的挑戰性。在今後的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落後，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源

❸ 怎樣做好檔案工作

首先要學會分門別類，其次巧用檔案袋，然後常用資料的歸整，最後部門資料提報；把專這些都弄明白屬，然後努力學習。

❹ 事業單位檔案整理前期工作要怎麼做

是文書檔案整理還是其他檔案整理？一般來說都會有人帶你做的，你也可以參加檔案局辦的培訓班學習，不怕的。

❺ 如何整理文書檔案急急急！

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時採用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護的原則,
種方式能取得更好的效果,就應該選擇哪種方式來進行管理.
傳統的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯在列寧領導下制訂了一系列關於檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯檔案學專家來我國傳授檔案學知識與檔案管理經驗,也派出很多人到前蘇聯學習檔案工作的知識和經驗.經過數代檔案管理者理論與實踐的結合,形成了案卷級立卷方法.在那個歷史背景下,採用這種方法,使我們國家得以保護了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機現代化管理手段大量應用於公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現繁瑣,復雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當大的困難,業務部門也難以掌握.為了更科學地管理好文書檔案,國家檔案局於2000年修訂了"歸檔文件整理規則" (DA/T22-2000),中國科學院也於2006年4月下發了"文書檔案建檔規范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規定中,明確規定了歸檔文件按照文件自然形成的規律,以"件"為單位進行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經過立卷部門初步立卷後,於次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實行
規則後,必須重新制定檔號,我所檔號構成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統計類,規章制度類,黨群紀檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建後勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務活動.有些單位是按部門分類,這樣產生的後果是如果部門進行調整,工作性質有交叉後,不利於檔案分類的連續性.
將兼職檔案員所立案卷認真檢查,按分類方案比對調整後,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進行調整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進行裝訂,批復和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應相對集中放在一處,若是完成立檔工作後才歸來的文件也可放在最後,不必改動前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才採用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內容,內容包括全宗號,年度,室編件號,機構或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那麼就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那麼又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最後順序加入,而不影響前後其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計算機,以便查詢.
五,檔案盒
根據不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內,但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內,在盒脊處"機構(問題)"欄處相應地標明多個分類號.
六,備考表
將備考表填寫好後放入每盒的最後頁.
經過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優點:
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低於原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.
2.利於保密.新方法整理後的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利於檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節約了檔案室的保存空間,隨著日後檔案的增加,這一優勢會更加明顯.
4.容易調卷.分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計算機中輸入關鍵詞進行查詢,更為快捷直觀.
缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認為有些不妥,值得探討!
參考文獻:
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創新》,
<a href=" http://das.lcu.e.cn/ReadNews.asp" target="_blank"> http://das.lcu.e.cn/ReadNews.asp</a> NewsID=425
W2005・永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統計類的第1件
分類號,表示綜合統計類
保管期限
2005年度
文書檔案代號

❻ 如何做好文秘人員檔案管理工作

一、規范公文處理，把好公文形成關 公文是檔案的前身，當其處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中，具有現行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環節。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關職能部門起草然後交由辦公室負責印發。我院就屬於後者，由於各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我們醫院在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規范使用紅頭文件等2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。3、公文印製不規范，用紙有大有小，給後來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。4、公文主題詞標注不準確，不利於檢索查找。5、數字使用不規范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為醫院辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規范處理，依照有關規定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。 二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起 公文形成後，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日後的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：1、對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。2、要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將「檔案」裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。3、要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。我院由於發展已久，在整理檔案過程中，已經形成了一套較科學的歸檔方法，具有較強的規律性，即年度---組織機構--內容，但在工作中，文秘人員不應該拘泥於傳統的整理歸類思路，但也不應該隨意更改，要結合醫院的具體發展實際，嚴格依照檔案管理部門的統一規范和要求，進行科學地創新，不斷提高醫院的檔案管理水平，盡量做到查找簡便、快捷。三、完善公文材料，做好檔案收集工作文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：1、檔案整理工作必須從平時做起。對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，後進行傳閱，閱辦完畢後，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。2、檔案整理工作應注重細節。對於本單位自生文件，領導簽發後，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，並統一裝訂成冊，初步完成「件」，由零散「頁」到集中歸整為「件」，到正式整理時裝盒為「卷」。初步做好檔案入庫前的各項准備工作。 四、善於交流，接受新信息，達到資源共享隨著社會形勢的變化和發展，對檔案整理工作的規范性要求也會隨著時代發展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。總之，檔案管理工作具有很強的挑戰性。在今後的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高醫院文書檔案管理質量，提高其利用率。目前我院檔案裝備還比較落後，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展，從而為醫院的持續發展提供更多更好的信息資源。

❼ 怎樣做好檔案管理

一、檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便於企業各方面的利用。有專人負責檔案統計工作, 按要求填報檔案統計報表, 並做到迅速、真實、准確無誤。

二、對企業的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。

三、 企業應當建立科學的管理制度，便於對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；採用先進技術， 實現檔案管理的現代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業有關保密的制度和企業流程來進行管理。

五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標准以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、製成材料、設備和裝具統計

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關規定裝訂並移送檔案室統一保管。及時、准確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經領導批准，否則不準摘抄、復印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經常通風。檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關案卷和絕密數字時，需經辦公室主任或企業最高領導人批准；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經辦公室主任批准，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經有關領導批准；查閱者必須按規定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續。

十四、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置於卷首，備考表置於卷尾。目錄和備考表都不算頁數。

十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

十六、卷內文件材料要去掉金屬物，並對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，採用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，註明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，並編寫案卷目錄並要求列印，一式三份，於每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

由於現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外藉以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，並有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

❽ 如何做好檔案管理工作

我是學檔案管理的本科生。作為一名檔案管理人員，特別是要有你親自創建一個公司的檔回案管理系答統，首先，你要確定本公司的歸檔范圍，什麼文件該歸檔，什麼應該直接銷毀~~還有就是要確定分類法，也就是根據什麼排列，比如說，按年度、按組織機構、按事由……這些都要根據本公司的具體情況，有你親自做調查，再一點點的做。電子版的話，也就是電子檔案管理的范疇，你應該建議領導購買專門的電子檔案管理軟體，因為你若是自己弄的話，肯定是弄不了的~~~如果不想要太專業的錄入檔案信息，就用office軟體吧~~當然，電子檔案也要有具體的方法排列整理，就按照我上面說的方法弄就ok~~

❾ 如何做好檔案管理工作

僅供參考：
一、檔案管理
（一）凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
（二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
（三）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
（一）歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
（二）文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。
（二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
（三）定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。